ARTIKEL 30
Dokumentation for behandling af personoplysninger efter persondataforordningens art. 30
En virksomhed har pligt til at udarbejde og løbende opdatere dokumentation for alle virksomhedens databehandlingsaktiviteter. Dokumentationen skal foreligge skriftligt og elektronisk, så den på anmodning kan udleveres til Datatilsynet. Dokumentationen skal ikke indsendes til Datatilsynet, med mindre tilsynet i en konkret sag anmoder om det.
Den dataansvarlige | |
Navn | Lægeklinikken Vandel |
CVR-nummer | 15257849 |
Adresse | Gl. Stationsvej 15, 7184 Vandel |
Telefonnummer | 75885666 |
E-mail adresse | doc@aerodoc.dk |
Hjemmeside | www.aerodoc.dk |
Behandlingen af personoplysninger | |
Behandlingens betegnelse | Indsamling og videregivelse af helbredsoplysninger om patienter |
Formålene med behandlingen | Hovedformålet med behandlingen af helbredsoplysninger er at muliggøre behandling af patienter. For at muliggøre patientbehandlingen, er det nødvendigt at der videregives helbredsoplysninger til forskellige aktører i sundhedssektoren, herunder til afregningsformål. |
Kategorier af registrerede personer og kategorierne af personoplysninger | ||
Kategori: |
Særlige kategorier af personoplysninger (sæt kryds i boksene) | |
☒ Race eller etnisk oprindelse |
☒ Helbredsoplysninger |
|
☒ Almindelige kategorier af personoplysninger: Stamdata, dvs. patientens navn, personnummer, e-mail og hjemmeadresse samt telefonnummer. |
Modtagere af personoplysningerne Af nedenstående fremgår en samlet liste over modtagere (både selvstændigt dataansvarlige og databehandlere), som personoplysningerne overlades eller videregives til, systemer, typer af oplysninger og hjemmel |
||||
Formål | Modtager | System | Type oplysning(er) | Hjemmel |
Patientbehandling |
Leverandør af elektronisk journalsystem |
Journalsystem Clinera | Helbredsoplysninger | Databehandleraftale med systemhus |
PLSP A/S |
Praksisleverandørernes serviceplatform | Helbredsoplysninger |
Databehandleraftale |
|
MultiMED |
Henvisningshotellet | Henvisninger | Databehandleraftale (Via systemhus) | |
Danish Medical Data Distribution (DMDD |
WebReq & WebPatient | Bestilling af laboratorieprøver & opbevaring af borgerens spørgeskemasvar | Databehandleraftale | |
DAK-E | Sundhedsmappen (Digitale Forløbsplaner) | Helbredsoplysninger | Databehandleraftale | |
Offentlige myndigheder (regioner, kommuner) | Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder) | Helbredsoplysninger | Sundhedslovens §43 | |
Andre sundhedsaktører (speciallæger, privathospitaler mv) | Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder) | Helbredsoplysninger | Sundhedslovens §41 | |
Sundhedsdatastyrelsen | Det Fælles Medicinkort | Medicinoplysninger | Sundhedslovens §157 | |
Sundhedsdatastyrelsen | Det Danske Vaccinationsregister | Vaccinationer | Sundhedsloven §157 | |
Patienten selv i forbindelse med aktindsigt i helbredsoplysninger | Lægens journalsystem | Helbredsoplysninger | Sundhedslovens §37 og Persondataforordningens artikel 15 om indsigtsret | |
Marius Pedersen | Bortskaffelse | Personfølsomme dokumenter til makulering | Databehandleraftale | |
Forskning
Administration og kvalitetsudvikling |
Kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP) | Dansk Voksen Diabetes Database | Helbredsoplysninger | Sundhedslovens §196 |
Syddansk Universitet |
- | Helbredsoplysninger | Ved samtykke fra patienten | |
Sundhedsdatastyrelsen | Statens elektroniske indberetningssystem (SEI) | Oplysninger om dødsfald | Bekendtgørelse nr. 1046 af 20. oktober 2016, jf. sundhedslovens §190 | |
Sundhedsdatastyrelsen | DPSD2 | Utilsigtede hændelser | Sundhedslovens §§198-199 | |
Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS) |
STPS sikker mail (digital signatur) |
Helbredsoplysninger (ifm. praksislukning) |
Ved samtykke fra patienten | |
Styrelsen for Patientsikkerhed/Patienterstatningen |
Patienterstatningens indberetningsløsning | Helbredsoplysninger | Sundhedslovens §43, jf. lov om klage-og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet | |
Regioner | Sygesikrings-og afregningssystemet | Ydelsesoplysninger | Sundhedslovens §69 | |
Forsikring og pension | DMDD (It-leverandør) | Helbredsoplysninger og attester | Ved samtykke fra patienten | |
Politi og domstole | N/A | Helbredsoplysninger | Enten ved samtykke, sundhedslovens §179 eller retsplejeloven | |
Sociale myndigheder (fx kommune og Udbetaling Danmark) | EG Kommuneinformation A/S | Helbredsoplysninger og attester | Ved samtykke fra patienten eller efter retningslinjer i det socialt lægelige samarbejde | |
Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen |
N/A | Helbredsoplysninger og attester | Ved samtykke fra patienten | |
Netværkskommunikation |
MedCom |
Sundhedsdatanet | Helbredsoplysninger |
Databehandleraftale |
VANS-leverandører |
VANS-net | Helbredsoplysninger |
Databehandleraftale |
|
[Har du en anden leverandør af klinikkens netværksløsning end dit systemhus, fx TDC-erhverv? - Indsæt oplysninger her] | - | - | - | |
Klinikadministration |
Leverandør af lønsystem |
Lønsystem | Oplysninger om løn | Databehandleraftale |
Danske Regioner | Praksis- og afregningsportalen (sundhed.dk) | Praksisdeklarationer og tilmelding til yderregisteret | Persondataforordningens artikel 6, 1b og 1e om behandling mhp. opfyldelse af kontrakt og samfundsmæssig interesse | |
SKAT | MitVirk | Skatteoplysninger | Kildeskatteloven | |
Kommunen | MitVirk/NemRefusion | Ansøgning om sygedagpenge, barsel mv. | Sygedagpengeloven | |
Revisor Leon Pinholt |
N/A | Oplysninger om HR, løn og skat | Ift. regnskabsaflæggelse er revisor dataansvarlig efter årsregnskabsloven. |
Sletning af personoplysninger | ||
Forventede tidsfrister for sletning af forskellige kategorier af oplysninger | Helbredsoplysninger indeholdt i patientjournaler | Oplysningerne slettes i overensstemmelse med lovgivningens krav, se Journalførinsgsbekendtgørelsens §§15-16 (Bekendtgørelse nr. 990/2017). Som reglerne er nu, skal helbredsoplysninger indeholdt i en patientjournal opbevares mindst 10 år, billeddiagnostik dog 5 år. Hvis der verserer en klage- eller erstatningssag skal oplysningerne opbevares, indtil sagen er afsluttet. |
Generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger | |
Sikkerhed |
Klinikkens systemhus (og evt. andre databehandlere) har i en databehandleraftale forpligtet sig til at sikre, at der træffes de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.
Kommunikation af personoplysninger skal ske over sikre forbindelser. Personoplysninger, der overføres eller opbevares uden for et lukket netværk kontrolleret af Databehandleren, skal beskyttes med kryptering. Hvor det er passende og hensigtsmæssigt henset til oplysningernes karakter, skal oplysningerne desuden pseudonomiseres.
Adgangskontroller og –begrænsninger skal indføres i passende omfang. Fysisk materiale, der indeholder personoplysninger, opbevares aflåst.
Databehandleren skal sørge for løbende sikkerhedskopiering af personoplysningerne. Kopierne skal opbevares adskilt og forsvarligt og på en måde som sikrer mulighed for at oplysningerne kan genskabes.
Databehandleren har som led i databehandleraftalen forpligtet sig til én gang årligt at afgive en erklæring til mig (den dataansvarlige), der dokumenterer, at databehandleren handler i overensstemmelse med gældende persondataret. Erklæringen baseres på ISAE 3402 eller tilsvarende. Erklæringen skal være underskrevet af en kvalificeret, uvildig instans, f.eks. databehandlerens revisor. |
Administrationsprogram | |
Office 365 (cloud løsning) |
Klinikken anvender cloud løsning vedr. Office 365. Der lagres ikke personfølsomme data i clouden herunder. |